E-Rechnung Kompass

Wie erzeugen Sie eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD in LC Business Pro? Eine Voraussetzung muss erfüllt sein. Das neue Modul »ZUGFeRD E-Rechnung Versand« ist freigeschaltet.

Ist im Auftrag das Kennzeichen für eine ZUGFeRD-Rechnung gesetzt, wird automatisch bei Erstellung der Rechnung neben der PDF-Datei eine XML erzeugt, die Standard-PDF-Datei wird in eine PDF/A-3 umgewandelt und die XML in diese Datei integriert. Sobald die Rechnung per Mail verschickt wird, enthält die Mail diese PDF-Datei. Über den Knopf »PDF sichern« wird bei Bedarf bei einer Zweitschrift die so entstandene PDF-Datei auf dem Desktop Ihres Rechners abgelegt.

Das Modul LC Business Pro »Versand - ZUGFeRD-Rechnung«:

Erweitert Ihre Datenbank »LC Business Pro« um folgende Funktionalitäten:

• Integration eines neuen Bereiches »ZUGFeRD-Voreinstellungen« unter dem Reiter »Admin«
• Integration eines zusätzlichen Flags »Behörde« in den Adressstamm
• Integration eines zusätzlichen Feldes »Leitweg-ID« in den Adressstamm
• In Abhängigkeit davon wird im Auftrag automatisch ein Kennzeichen für die Erzeugung einer ZUGFeRD-Rechnung gesetzt
• Im Auftrag lassen sich dann Informationen wie Projektreferenz und Vertragsnummer einpflegen
• Ist im Auftrag das Kennzeichen für eine ZUGFeRD-Rechnung gesetzt, wird automatisch bei Erstellung der Rechnung eine PDFDatei erstellt, dann in eine PDF/A-3 gewandelt und eine XML-Datei in diese PDF-Datei eingebettet.
• Sobald die Rechnung per Mail verschickt wird, enthält die Mail die PDF/A-3 - Datei mit der eingebetteten XML-Datei
• Über den Knopf »PDF sichern« wird bei Bedarf bei einer Zweitschrift die PDF/A-3-Datei mit der einegebetteten XML-Datei auf dem Desktop Ihres Rechners abgelegt.
• Version 2.3.0 (Versions-Updates nicht inkludiert)
  Nicht inkludiert sind Änderungen / Anpassungen auf Grund von
  - Formatänderungen
  - Versions-Updates
  - geänderten gesetzlichen Vorgaben

Format ZUGFeRD

Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Dateiformat, welches es ermöglicht, Rechnungen einheitlich auszutauschen.

Eine Besonderheit dabei ist, dass die Datei im Grunde aus zwei einzelnen Dateien besteht. Die erste Datei ist eine normale PDF-Rechnung, die den visuellen Teil abdeckt. Die zweite Datei ist in einem XML-Format und stellt die Rechnungsinformationen zur automatisierten Weiterverarbeitung bereit. Beide Formate müssen nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz optimiert sein und die entsprechenden Informationen bereithalten.

Zusammenfassend gesagt, die XML-Datei wird einfach in die PDF-Datei eingebettet und Sie schicken im Grunde genommen wie gewohnt EINE Datei an den Kunden. Der offizielle Wortlaut: Der ZUGFeRD-Standard beschreibt ein Dokumenten- und Datenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Die Grundlage bildet ein hybrider Ansatz, bei dem eine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten über ein PDF/A-3 konformes Dokument erfolgt, während eine Rechnungsdatendatei im XML-Format in das PDF/A-3 Dokument eingebettet wird.

Der größte Vorteil vom ZUGFeRD Format ist der, dass wir uns im Grunde genommen nicht wirklich umstellen müssen. Wir senden eine einzige Datei mit allen Informationen - Ansichtsexemplar (PDF) und strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format als in das PDF eingebettete Datei. Aber ACHTUNG, steuerlich relevant ist NUR das, was die strukturierte Datei (XML) enthält.

Öffnet man eine solche PDF im Acrobat, dann lassen sich per Klick auf das Symbol der kleinen Büroklammer alle in das PDF ein-gebetteten Dateien anzeigen. Hier erkennt man die eingebettete XML-Datei »factur-x.xml«.

Sichern ließe sich die eingebettete XML-Datei dann über das Disketten-Symbol.

Sichert man die XML einfach mal testweise auf dem Schreibtisch des Rechners, dann ergibt sich folgendes Bild:

Eine XML-Datei ist - wie bereits oben bschreiben -eine Textdatei, die sich über einen entsprechenden Editor öffnen und sogar editieren lässt.
Das folgende Bild zeigt den Anfang einer solchen XML-Datei:

Man erkennt wiederum die XML-Struktur.
Glücklicherweise gibt es hier nur den einen Dialekt
• CII - Cross Industrie Invoice

Hört sich alles ziemlich kompliziert an und die Frage ist, welcher Nutzen lässt sich aus den gesetzlichen Vorgaben ziehen.

Der Einsatz von E-Rechnungen bringt Unternehmen und Organisationen eine spürbare Kosten- und Zeitersparnis ein. So entfallen insbesondere Kosten für Papier, Drucker, Toner und Porto. Pro elektronischer Rechnung sinken die Kosten für die Rechnungsstellung um bis zu 70%.

Den geringen Investitionskosten stehen weitere Kostenvorteile gegenüber. Die Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung der E-Rechnungen wird deutlich erleichtert bzw. beschleunigt. Keine manuelle Erfassung der Daten oder aufwändige Erfassung über Scanner und OCR - Texterkennung - mehr notwendig und damit eine deutliche Reduzierung von Fehlerquellen.

Aber wie funktioniert das im LC Business Pro? Wie lassen sich die Vorteile nutzen und wie erfolgt jetzt die Rechnungsprüfung?

Das Modul LC Business Pro »E-Rechnung Import«

Erweitert Ihre Datenbank »LC Business Pro« um folgende Funktionalitäten:

• Integration eines neuen Bereiches »ZUGFeRD-Voreinstellungen« unter dem Reiter »Admin«
• Import von
  - XRechnungen im Format UBL und CII - aktuelles Format 3.0.1 bzw. 3.0.2
  - ZUGFeRD-Rechnungen im Format CII - aktuelles Format 2.3
• »NEUER XRechnungs-Import« fragt ab, in welchem Ordner die zu importierenden E-Rechnungen liegen
• das System importiert dann - unabhängig vom Format - alle E-Rechnungen, die in diesem Ordner liegen und analysiert diese
  - XRechnungen, die sowohl als XML als auch als PDF zur Verfügung stehen, werden als eine Einheit betrachtet, wenn eine Zuordnung über den Dateinamen möglich ist
  - aus ZUGFeRD-Rechnungen wird automatisiert die XML extrahiert
  - in jedem Fall lassen sich XML und PDF separat anzeigen
• die XML jeder Eingangsrechnung wird zur Überprüfung in für das menschliche Auge lesbarer Form dargestellt
• automatisierte Übernahme der Eingangsrechnungen in das Standard-Eingangsrechnungsjournal
• Falls das Modul »Beleg-Archiv« zur Verfügung steht, erfolgt automatisiert die Ablage im Belegarchiv

Lassen Sie einfach das neue Modul »E-Rechnung Import« freischalten. Dann finden Sie auf dem Home-Bildschirm einen neuen Knopf »E-Rechnung - IMPORTE öffnen«.

Über diesen Knopf öffnet sich ein neues Fenster, welches alle bisherigen Importe von Eingangsrechnungen anzeigt.

Aber starten wir mal am Anfang. Ihre Eingangsrechungen kommen in einem Postfach Ihres Mailsystemes an.
Definieren Sie einen Ordner - sagen wir mal auf dem Schreibtisch - mit bespielsweise dem Namen »EingangsRE«. In diesem Ordner legen Sie alle Eingangsrechnungen ab.

Es können XRechnungen im UBL- oder CII-Format sein oder auch ZUGFeRD-Dateien ... das System erkennt selbstständig, um welches Format es sich handelt und liest das Format ein.

Im ScreenShot erkennt man, dass in diesem Fall z.B. die Rechnung 100000 sowohl als PDF- als auch als XML-Datei vorliegt. So schreibt übrigens das LC Business Pro über das Modul »XRechnung-Export« XRechnungen, damit dem Empfänger weiterhin ein Ansichtsexemplar der Rechnung zur Verfügung steht.
In einem solchen Fall übernimmt das Import-Modul sowohl die PDF- als auch die XML-Datei und nimmt - wenn über den Dateinamen möglich - eine automatische Zuordnung vor.

Starten lässt sich ein neuer Import über den Knopf »NEUER E-Rechnungsimport«. Das System fragt dann nach dem Ort des zuvor angelegten Ordners mit den Eingangsrechnungen.

Das System beginnt dann mit dem Import und startet im Anschluss daran direkt mit der Analyse. Während dieser Zeit zeigt das System die Meldung, dass der Import läuft ...

Sobald der Import abgeschlossen ist, steht der neue Import zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Erkannt wurden 7 Dateien, wobei es sich um 3 XML-Dateien und 4 PDF-Dateien handelt. Betrachten lässt sich der Import mit einem Klick auf das »I« - für Information - bzw. einfach auf die Zeile mit diesen Informationen.

Das System zeigt in dieser Ansicht, dass vier Rechnungen erkannt wurden. Darüber hinaus werden erste Informationen wie beispielsweise Absender, Rechnungsdatum und Bruttowert dargestellt. Darüber hinaus zeigt das System an, ob der jeweilige Lieferant bereits im LC Business Pro angelegt worden ist.

Mit nur einem Klick auf das »I« - für Information - oder einfach auf die jeweilige Zeile gelangt man in die Detailanzeige jeder einzelnen Rechnung.

Angezeigt werden alle XML-Informationen im Überblick, jetzt allerdings in einfach lesbarer Form. Es fällt auf, dass die Informationen in verschiedene Bereiche gegliedert werden - beispielsweise Lieferant, Rechnungsempänger, Rechnungspositionen, Rechnungsdaten und Weitere.

Mehr Details zu den einzelnen Rechnungspositionen stellt das System mit einem Klick auf den Reiter »Rechnungspositionen -Detail« zur Verfügung.

Diese Ansicht gibt auch den Blick frei auf die rechnerische Überprüfung der durch die XML gelieferten Zahlen.

Schauen wir noch kurz auf den dritten Reiter »XML Zusatzinfo´s«. Hier werden alle Informationen angezeigt, die auf den beiden vorigen Reitern einfach keinen Platz gefunden haben und aus unserer Sicht eher weniger relevant sind.

In allen drei Reitern steht ein Knopf »drucken / mailen« zu Verfügung. Über diesen Knopf generiert das System eine Ansicht einer Rechnung im A4-Format, die sich dann drucken, mailen oder auch als PDF sichern lässt.

In die jeweils vorige Ansicht zurück gelangt man über den »Zurück-Knopf«.

Über den grünen Hintergrund zeigt das System an, aus welcher Detailansicht man gerade gekommen ist.

In dieser Ansicht fallen drei Knöpfe auf, die jeweils verfügbar sind, wenn sie Sinn machen.

drucken / mailen

... liefert eine Voransicht der visualisierten Rechnung mit den bekannten Optionen
• drucken
• mailen
• PDF sichern

Nachdem die Eingangsrechnungen in Papierform der Vergangenheit angehören, bietet es sich an, den Prozess »Rechnungsprüfung« neu zu definieren.

Hier stellt das System einen Bereich zur Verfügung, der diesen Vorgang elektronisch abbildet. Der ScreenShot zeigt, dass aktuell noch keine Rechnungsprüfung erfolgt ist. Das System stellt drei Zustände zur Verfügung.

Die Änderung des Zustandes erfolgt jeweils per Klick auf das Symbol. Automatisiert eingesetzt wird jeweils der Anwender, der die Rechnungsprüfung vorgenommen hat. Darüber hinaus wird das Datum und die Uhrzeit erfasst.

Abschließend lässt sich manuell eine Bemerkung angeben, die einen Hinweis auf die Wahl des Zustandes geben kann.

Nachdem jetzt alle Informationen automatisiert zur Verfügung gestellt wurden und keinerlei manuelle Eingabe notwendig war, wird deutlich, welchen Vorteil die E-Rechnung tatsächlich bietet.

Schauen wir uns noch einmal die gerade importierten und bereits geprüften Eingangsrechnungen an. Über den Knopf »alle selektieren« lassen sich alle Rechnungen selektieren, die übernommen werden sollen. Alternativ lässt sich jede einzelne Rechnung über den Knopf »selektiert« für den automatischen Import separat auswählen, bzw. auch wieder abwählen.

Damit ergibt sich folgendes Bild:

Über den Knopf »Eingangsrechnungen anlegen« erfolgt die automatisierte Anlage dieser vier Rechnungen als Eingangsrechnungen. Das System erkennt an dieser Stelle, dass bei zwei Eingangsrechnungen zur Zeit die Lieferanten noch nicht im LC Business Pro angelegt worden sind. Hier lässt sich wählen, ob eine automatisierte Anlage erfolgen soll. Bei positiver Rückmeldung des Anwenders legt das System zunächst die beiden fehlenden Lieferanten automatisiert an und übernimmt dann alle vier Eingangsrechnungen.

Nach erfolgreicher Anlage gibt das System eine entsprechende Rückmeldung.

In der Liste erkennt man sofort, dass die beiden neuen Lieferanten im LC Business Pro angelegt wurden. Darüber hinaus erscheint auf der rechten Seite ein Häkchen in der Spalte »angelegt« als Zeichen dafür, dass diese Rechnungen jetzt in die LIste der Eingangsrechnungen übernommen wurden.

Schauen wir einmal kurz auf die Liste der Eingangrechnungen. Alle vier Rechnungen wurden übernommen und stehen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Der Klick auf das »I« - für Information - zeigt das Detail des Importes. Übernommen werden alle Informationen der Rechnung, alle Rechnungspositionen, die Information über die Rechnungsprüfung sowie in diesem Fall die XML-Datei und auch die PDF.