Worum es geht?
BELEGarchiv
Modul BELEGarchiv zu LC Business Pro 3.5M
Das Thema Digitalisierung wird von der deutschen Verwaltung forciert. Auch wenn es hier und da zu Verzögerungen gekommen ist, die XRechnung kommt und fordert auch die Privatwirtschaft zu entsprechenden Maßnahmen.
Das Modul BELEGarchiv erweitert Ihre bestehende Datenbank LC Business Pro um die Funktionalität, die Sie benötigen, um Ihrer Archivierungspflicht auch im Zeitalter der E-Rechnung weitgehend automatisiert nachkommen zu können.
Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen in Deutschland wurden gesetzlich geregelt. Die Aufbewahrungsfrist umfasst im Normalfall 6 bis 10 Jahre. In Ausnahmefällen kann diese Zeit sogar 30 Jahre oder mehr betragen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst nach Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung in dem betroffenen Dokument.
Wie lange muss man Geschäftsunterlagen in einem Unternehmen aufbewahren?
Dient das Dokument als Buchungsgrundlage, muss es zehn Jahre aufbewahrt werden. Für alle anderen Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Im Zweifel sollten Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden oder ein Steuerberater sollte zu Rate gezogen werden.
Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachtet werden:
Format und Lesbarkeit einer Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden (z. B. als PDF-Datei oder als XML-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden. Voraussetzung ist daher, dass es sich um eine E-Mail ohne weiteren Inhalt mit rechnungsrelevanter Substanz handelt.
Bisher haben wir alle in der Regel die Belege abgeheftet und die Ordner archiviert. Das hat sich zum 1.1.2025 geändert. Dieses Vorgehen ist jetzt nicht mehr korrekt. Vielleicht sprechen Sie auch einmal mit Ihrem Steuerbüro. Möglicherweise übernimmt das Steuerbüro die Archivierung.
Hauptmerkmale
- Integration Knopf »Beleg Archiv öffnen«
- automatisierte Übernahme in das Archiv bei Erstellung von Ausgangsrechnungen
- PDF Dateien
- XML Dateien (sofern Modul »Versand - XRechnung« vorhanden) - automatisierte Übernahme in das Archiv von Eingangsrechnungen (sofern Modul » E-Rechnung Import « vorhanden)
- PDF Dateien
- XML Dateien - manuelle Übernahme in das Archiv von Eingangsrechnungen (wenn Modul » E-Rechnung Import « NICHT vorhanden)
- PDF Dateien
- XML Dateien - automatisierte Übernahme in das Archiv bei Erstellung von Kassenbuch-Einträgen
- PDF Dateien - Alle Belege werden gemäß gesetzlicher Vorgabe 10 Jahre lang im Archiv gehalten. Im Anschluss daran lassen sich ältere Belege über eine Funktion im Admin-Bereich löschen.
BELEGarchiv im Detail
Für die Archivierung im eigenen Hause steht ein neues Modul »BELEGarchiv« im LC Business Pro zur Verfügung. Über dieses Modul erfolgt die Archivierung aller relevanten Dokumente aus den Bereichen Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Kassenbuch - soweit möglich - automatisiert.
Das BELEGarchiv wird als separater Datenbankbereich innerhalb Ihres LC Business Pro ausgeführt und liegt auf dem IHREM FileMaker-Server. Die Übernahme der Daten erfolgt automatisiert über das LC Business Pro, welches direkt in diese Datenbankbereich schreibt.
Für die einzelnen Bereiche stehen separate Reiter zur Verfügung:
• Rechnungseingang
• Rechnungsausgang
• Kassenbuch
Hinter jedem Reiter steht eine Liste mit den entsprechenden Dokumenten zur Verfügung.
Der Klick auf den Reiter »Rechnungseingang LISTE« liefert die Listenansicht aller archivierten Eingangsrechnungen. Um hier eine Auswahl bestimmter Eingangsrechnungen - beispielsweise nur die Eingangsrechnungen eines bestimmten Lieferanten - zu erstellen, nutzen Sie bitte die im Kopfbereich verfügbaren Filterfunktionen.
Mit nur einem Klick gelangt man in das Detail eines Dokumentes:
Bei Bedarf lassen sich XML und PDF anzeigen und über die beiden zur Verfügung stehenden Knöpfe »PDF Datei exportieren« und »XML Datei exportieren« ausgeben.
Der Klick auf den Reiter »Rechnungsausgang LISTE« liefert die Listenansicht aller archivierten Ausgangsrechnungen. Um hier eine Auswahl bestimmter Ausgangsrechnungen - beispielsweise nur die Ausgangsrechnungen eines bestimmten Jahres - zu erstellen, nutzen Sie bitte die im Kopfbereich verfügbaren Filterfunktionen.
Mit nur einem Klick gelangt man in das Detail dieser Ausgangsrechnung:
Bei Bedarf lassen sich XML und PDF anzeigen und über die beiden zur Verfügung stehenden Knöpfe »PDF Datei exportieren« und »XML Datei exportieren« ausgeben. Dabei werden die ursprünglichen Dateinamen NICHT verändert, d.h. es werden Arbeitskopien der archivierten Dokumente auf dem Schnreibtisch des Anwenderrechners erzeugt.
Das archivierte Dokument bleibt unveränderbar im Archiv.
Der Klick auf den Reiter »Kassenbuch LISTE« liefert die Listenansicht aller archivierten Kassenbuch-Belege. Um hier eine Auswahl bestimmter Belege - beispielsweise nur die Belege eines bestimmten Monats und Jahres - zu erstellen, nutzen Sie bitte die im Kopfbereich verfügbaren Filterfunktionen.
Mit nur einem Klick gelangt man in das Detail dieses Kassenbuch-Beleges:
Auch hier lässt sich das Dokument bei Bedarf unter Beibehaltung seines Dateinamens exportieren. Das Original bleibt unveränderbar im Archiv.
Im Admin-Bereich stehen Werkzeuge für die Verwaltung des Archivs zur Verfügung.
Mitarbeiter Admin
An dieser Stelle lässt sich steuern, wer Zugriff auf das Archiv haben soll. Diese Steuerung funktioniert vollständig unabhängig von den Zugriffsrechten im LC Business Pro.
Vorstellbar wäre an dieser Stelle auch, dass so der Steuerbehörde bei Bedarf ein Zugriff auf das Archiv gewährt wird. Damit würde aller Voraussicht nach die Notwendigkeit entfallen, der Steuerbehörde einen Zugriff auf das LC Business Pro zu gewähren.
Massen - Export
Es könnte die Aufgabenstellung geben, bestimmte Dokumente zur Ansicht aus dem Archiv zu exportieren. Aus diesem Grunde wurde ein Werkzeug integriert, welches einen Massen-Export definierter Dokumente ermöglicht.
Über entsprechende Eingabefelder lässt sich bequem der Zeitraum für den Export einstellen. Über die Schalter lässt sich bestimmen, aus welchen Bereichen exportiert werden soll.
Ihr Vorteil
EINFACH und EFFEKTIV
Das sind die aktuellen Möglichkeiten und Bedienelemente im »BELEGarchiv«. Es ist logisch aufgebaut, intuitiv bedienbar und sollte alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllen.
Viel Erfolg mit dem neuen Werkzeug.
Ihr LEOconcept-Team