Worum es geht?
Serienkontoauszug
Modul Serienkontoauszug zu LC Business Pro
Sie stellen fest, dass die Liste der »Offenen Posten« immer länger wird. Ein Teil Ihrer Kunden zahlt eher zögerlich oder vergisst einfach, Ihre Rechnungen zu zahlen, weil so viel Arbeit im eigentlichen Geschäft anfällt, dass Rechnungen von Lieferpartnern einfach »unter den Tisch fallen«.
Ein nicht unbekanntes Phänomen in der Geschäftswelt ... und selbst haben Sie im Grunde genommen auch keine Kapazitäten frei, permanent Kontoauszüge manuell aus dem LC Business Pro zu senden.
Und genau hier setzt das neue Modul »Serienkontoauszug« an. Es sendet an Ihre Kunden automatisiert Kontoauszüge, wenn Zahlungseingänge ausbleiben. Dabei entscheiden Sie, ob bestimmte Rechnungen möglicherweise nicht in den Kontoauszug aufgenommen werden, weil vielleicht eine Position in der Rechnung noch Klärungsbedarf aufweist.
Darüber hinaus legen Sie fest, nach wie vielen Tagen - nach Fälligkeit - eine Rechnung in den automatischen Versand von Kontoauszügen aufgenommen wird und in welchem Zeitraum der Versand eines Kontoauszuges wiederholt wird.
Jeder Versand wird entsprechend protokolliert ...
Hauptmerkmale
- Integration eines »Kontoauszugs-Konfigurators« im Admin-Bereich
- Integration einer Option zur Festlegung eines Mailaccounts, über den dann
die Kontoauszüge nachts via FileMaker-Server verschickt werden.
- Integration einer Option zur Erstellung des Mailtextes mit entsprechenden
Platzhaltern, damit z.B. Anrede, Anzahl Rechnungen, Summe der
offenen Forderungen automatisch eingesetzt werden
- Integration eines Schalters, der diese Funktionalität ein-/ausschaltet,
z. B. mal nicht automatisiert Kontoauszüge verschickt werden sollen
- der Versand erfolgt dann jede Nacht automatisiert z.B. um 2.00 Uhr, es sei denn die Funktion wurde im Admin-Bereich ausgeschaltet
- aufgenommen werden nur Rechnungen, die in der »Auswahl« »grün« gekennzeichnet sind, das ist die Standardeinstellung
- wird eine z.B. strittige Rechnung dort »rot« gekennzeichnet, wird diese für
den automatischen Kontoauszugsversand NICHT berücksichtigt
- ansonsten gilt die Regel, x Tage nach Fälligkeit, wobei x die Anzahl der
Tage beschreibt und in den Voreinstellungen festgelegt werden kann - hat ein Kunde einen automatischen Kontoauszug bekommen, wird der Autoversand für diesen Kunden y Tage ausgesetzt, damit er nicht jede Nacht erneut einen Auszug erhält. y lässt sich in den Voreinstellungen festlegen.
- Eintragung jedes automatischen Versandes in ein Protokoll mit den Infos über den Kunden, die im Auszug definierten Rechnungen, usw.
- Abruf Log über den Admin-Bereich - Eintragung in die Offene Posten Liste im Status als »AUTOauszug« mit dem jeweiligen Datum, damit nicht versehentlich noch ein Auszug manuell übermittelt wird
Serienkontoauszug im Detail
Das neue Modul steht ab sofort für jedes LC Business Pro zur Verfügung. Die Voreinstellungen erreichen Sie über den Admin-Bereich »Serienkontoauszug«.
Und so erfolgt der Zugriff auf die Voreinstellungen des neuen Moduls:
Aber gehen wir noch einmal einen Schritt zurück und schauen uns an, wie das neue Modul arbeitet
Serienkontoauszüge werden vollständig automatisiert verschickt, wenn die Voreinstellungen einmal korrekt vorgenommen worden sind und der Versand im Admin-Bereich aktiviert wurde ...
Aufgenommen werden alle Rechnungen, die in der »Offenen Posten - Liste« unter »Auswahl« mit einem »grünen« Schalter markiert sind. Grundsätzlich wird jede Rechnung bereits bei der Erstellung »grün« markiert. Per Klick lässt sich eine Rechnung für die Kontoauszüge dekativieren, wenn möglicherweise eine Position in der Rechnung noch diskutiert wird.
Für die Aufnahme in einen Serienkontoauszug ist es darüber hinaus erforderlich, dass die Frist »Tage nach Fälligkeit« abglaufen ist. Dieses Kriterium beschreiben wir auf der Folgeseite noch einmal ein wenig detaillierter.
Über die Voreinstellungen im Admin-Bereich geben Sie einmalig unter »Basiseinstellungen« die Daten für den Mail-Account an, über den der Server versenden soll.
Über den Schalter »Funktion SERIENkontoauszug« aktivieren Sie die Funktionalität »SERIENkontoauszug«. Steht dieser Schalter auf »rot«, werden KEINE Serienkontoauszüge automatisiert erzeugt und damit auch nicht an Kunden verschickt. Der Server würde in diesem Fall im Protokoll jede Nacht einen Eintrag »Funktion SERIENkontoauszug deaktiviert ...« vornehmen.
Damit Sie sicher sind, dass alle Daten auch korrekt eingegeben wurden, stehen zwei Testmöglichkeiten zur Verfügung. Geben Sie bitte zunächst einen »Test Mailempfänger« ein. Das sollte ein Account sein, den Sie schnell und unkompliziert einsehen können. Möglicherweise also ihr eigener Account.
- Testmail zur Überprüfung der Einstellungen
Über diesen Knopf versendet das System direkt über Ihren Rechner eine Testmail. Im Idealfall kommt diese Mail an. Falls beim Versand ein Fehler aufgetreten ist, gibt Ihnen das System eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Auswahl der gängigen Fehlermeldungen.
Sollte es eine andere Fehlermeldung geben, gehen Sie bitte über den Reiter »FileMaker Fehlermeldungen«. Dort finden Sie alle Fehlermeldungen, die vorkommen können.
Wenn die Testmail ordnungsgemäß verschickt wurde und angekommen ist, testen Sie bitte den Versand via Server.
- Testmail via Server
Damit testen Sie den Versand via Server. Das ist genau der Versandweg, den das System nutzt, um die Serienkontoauszüge nachts und automatisiert zu versenden.
- Tage nach Fälligkeit:
gibt an, ab wann eine Rechnung - z.B. 28 Tage nach Fälligkeit - aufgenommen werden soll
- AutoKontoauszugPause:
gibt an, nach welcher Anzahl der Tage ein Kunde erneut einen Kontoauszug erhält, damit er nicht jede Nacht erneut einen Auszug erhält
Das System ist jetzt bereits fast einsatzfähig. Es fehlt nur noch die Konfiguration der Mail an den Kunden. Über den Reiter »Mail an Endkunden Voreinstellung« gelangen Sie zur Mail an den Kunden. Hier wird der Betreff sowie der Mailtext an den Kunden festgelegt.
Für beide Bereiche stehen an dieser Stelle Platzhalter zur Verfügung, damit Sie die Mail leichter personalisieren können:
[Anrede] = z.B. Sehr geehrter Herr Mustermann, / Sehr geehrte Damen und Herren,
[AnzahlRechnungen] = z.B. 3
[SummeOffeneForderungen] = z.B. € 180,-
Der Mailtext an den Kunden ist unterteilt in drei Bereiche:
1. Mail-Text KOPF ... Anrede und Einleitungssatz für die Mail
2. Zwischentext ... dieser Text wird automatisiert erstellt mit ReNr und ReDatum
3. Mail-Text FUSS ... Abschluss der Mail mit z.B. einem freundlichen Gruß
Das System übernimmt die Mailadresse, welche in der ersten Rechnung (Mail Kunde) konfiguriert ist. Zu Kontrollzwecken im eigenen Haus steht an dieser Stelle ein »Mail-BCC« zur Verfügung, welches Sie bei Bedarf nutzen können. Soll an zwei Mailadressen das BCC übermittelt werden, trennen Sie die beiden Mailadressen einfach durch ein Semikolon. Einzugeben wäre dann z.B.
info@leoconcept.de; buchhaltung@leoconcept.de
ACHTUNG!!! Hier bitte KEINE Kundenmailadresse eintragen ...
Noch einmal der Schalter »Funktion SERIENkontoauszug« ... Sie kennen ihn bereits aus den Basiseinstellungen. Ist völlig identisch, d.h. Sie haben die Möglichkeit, den Serienkontoauszug auch an dieser Stelle zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Über den Reiter »FileMaker Fehlermeldungen« erreichen Sie alle möglichen Fehlermeldung. Sie sind nach Fehlernummern aufsteigend sortiert und lassen sich über den seitlichen Rollbalken anschauen.
Im Bereich »Basiseinstellungen« stehen noch zwei Knöpfe zur Verfügung, die wir kurz ansprechen möchten:
Protokoll Serien-Kontoauszugsversand
Dieser Knopf öffnet das Fenster für das Protokoll der Erstellung der Serienkontoauszüge.
Auto Kontoauszugsversand via Server STARTEN
Über diesen Knopf starten Sie einen neuen Abruf von Serienkontoauszügen. Das ist genau die Funktion, die jede Nacht automatisiert und ohne Ihr Zutun erfolgt.
Im Grunde genommen wird dieser Knopf nur dann benötigt, wenn die Automatik - warum auch immer - einmal versagt hat.
Also bitte nur mit äußerster Vorsicht nutzen ...
Die Ansicht des Protokolls erreichen Sie über den Admin-Bereich / Serienkontoauszug Konfigurator und dort per Klick auf den Knopf »Protokoll Serienkontoauszugsversand öffnen«.
Da die Automatik jede Nacht versucht, Kontoauszüge zu versenden, kann es auch einmal vorkommen, dass an einem Tag keine Auszüge verschickt wurde. Der Server nimmt dann einen Eintrag »KEINE weiteren AUTOkontoauszüge zu versenden ...« vor ... mit dem Datum sowie der Uhrzeit der Erstellung.
Ansonsten wird jeder automatisch verschickter Kontoauszug protokolliert mit Kundennummer, Kunde, Betreff, Rechnungsnummern, Saldo brutto [€] sowie der Mailadresse, an die der Kontoauszug übermittelt wurde.
Ihr Vorteil
EINFACH und EFFEKTIV
Ihre Kunden werden freundlich über einen Kontoauszug an überfällige Rechnungen erinnert ... und vermutlich steigt Ihre Liqudität automatisiert.
Viel Erfolg mit dem neuen Werkzeug.
Ihr LEOconcept-Team