LC Business Pro 3.5M

Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Dateiformat, welches es ermöglicht, Rechnungen einheitlich auszutauschen. Eine Besonderheit dabei ist, dass die Datei im Grunde aus zwei einzelnen Dateien besteht. Die erste Datei ist eine normale PDF-Rechnung, die den visuellen Teil abdeckt. Die zweite Datei ist in einem XML-Format und stellt die Rechnungsinformationen zur automatisierten Weiterverarbeitung bereit. Beide Formate müssen nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz optimiert sein und die entsprechenden Informationen bereithalten.

Zusammenfassend gesagt, die XML-Datei wird einfach in die PDF-Datei eingebettet und Sie schicken im Grunde genommen wie gewohnt EINE Datei an den Kunden. Der offizielle Wortlaut: Der ZUGFeRD-Standard beschreibt ein Dokumenten- und Datenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Die Grundlage bildet ein hybrider Ansatz, bei dem eine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten über ein PDF/A-3 konformes Dokument erfolgt, während eine Rechnungsdatendatei im XML-Format in das PDF/A-3 Dokument eingebettet wird.

Der größte Vorteil vom ZUGFeRD Format ist der, dass wir uns im Grunde genommen nicht wirklich umstellen müssen. Wir senden eine einzige Datei mit allen Informationen - Ansichtsexemplar (PDF) und strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format als in das PDF eingebettete Datei. Aber ACHTUNG, steuerlich relevant ist NUR das, was die strukturierte Datei (XML) enthält.

Im Admin-Bereich steht ein eigener Bereich für die ZUGFeRD-Voreinstellungen zur Verfügung. Im Grunde genommen handelt es sich hier um Ihre Absenderdaten, die für alle ZUGFeRD E-Rechnungen identisch sind.

Mit nur einem Klick gelangen Sie in diese Voreinstellungen.

»ZUGFeRD Rechnung IMMER« - über diesen Knopf stellen Sie ein, ob automatisiert für jeden Kunden eine ZUGFeRD E-Rech-nung - also die PDF/A-3 - Datei mit der eingebetteten XML erzeugt werden soll. Ist beim Kunden eine Leitwegs-ID hinterlegt, wird automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt - unabhängig von der Schalterstellung.

Eine manuelle Umstellung dieses Schalters ist später dann im Auftrag oder bei der Erzeugung der Rechnung möglich.

Um die Erstellung der ZUGFeRD E-Rechnung zu vereinfachen, besteht die Möglichkeit, die Leitweg-ID direkt beim Kunden zu hinterlegen. So gerät sie nicht in Vergessenheit und wird automatisch in einen Auftrag übernommen, sobald für diesen Kunden ein neuer Auftrag angelegt wird.

Der Auftrag erkennt dann automatisch, dass hier ein Kunde mit einer Leitweg-ID den Auftrag erteilt hat und setzt automatisch den Schalter »ZUGFeRD-Rechnung« von »rot« auf »grün«. Damit weiß das System, dass die Rechnung dieses Auftrages später als ZUGFeRDRechnung übermittelt werden soll.

Per Klick lässt sich dieser Schalter zu jedem Zeitpunkt manuell setzen.

Im Auftrag lassen sich dann optionale Zusatzinformationen wie Projektreferenz und Vertragsnummer einfach eingeben und auch die nachträgliche Eingabe der Leitweg-ID ist möglich, wenn sie bei Auftragserteilung noch nicht vorlag.

Integriert wurde ein zusätzlicher Schalter, der festlegt, ob es sich bei dem Kunden um eine Behörde - Schalter auf »grün« - handelt oder nicht. Hintergrund ist der, dass das LC Business Pro eine Warnmeldung erzeugt, wenn für eine Behörde eine ZUGFeRD-Rechnung ohne die erforderlliche Leitweg-ID erzeugt werden soll.

Da alle anderen Kunden naturgemäß über KEINE Leitweg-ID verfügen, wird der Schalter Behörde auf »rot« gestellt - ist übrigens der Standard bei Neuanlage eines Kunden - und damit die Meldung, dass die Leitweg-ID fehlt, unterdrückt ... weil sie für Kunden, die keine Behörde sind, irrelevant ist.

Ein Behördenauftrag
Der Auftrag erkennt dann automatisch, dass hier ein Kunde mit einer Leitweg-ID den Auftrag erteilt hat und setzt automatisch den Schalter »ZUGFeRD« von »rot« auf »grün«. Damit weiss das System, dass die Rechnung dieses Auftrages später als ZUGFeRD-Rechnung übermittelt werden soll.

Per Klick lässt sich dieser Schalter zu jedem Zeitpunkt manuell setzen.

Im Auftrag lassen sich dann optionale Zusatzinformationen wie Projektreferenz und Vertragsnummer einfach eingeben und auch die nachträgliche Eingabe der Leitweg-ID ist möglich, wenn diese bei Auftragserteilung noch nicht vorlag und daher noch nicht in der Adresse hinterlegt wurde.

Alle anderen für die ZUGFeRD-Rechnung notwendigen Parameter stehen in LC Business Pro ohnehin für die »normale« Erstellung einer Rechnung zur Verfügung und werden automatisch in die XML der ZUGFeRD-Rechnung übernommen.

Ein Auftrag, der NICHT von einer Behörde kommt ...
Abhängig von der Voreinstellung stellt LC Business Pro für jeden Auftrag ein, ob eine XRechnung automatisiert erstellt werden soll.

Und auch hier ist ist es natürlich möglich, die Einstellung per Klick auf den Schalter »ZUGFeRD« im Auftrag zu ändern.

Bei der Erstellung einer Rechnung besteht noch einmal die Möglichkeit, den Schal-ter für die ZUGFeRD-Rechnung von »rot« auf »grün« zu setzen, wenn es nicht bereits im Auftrag erfolgt ist.

Sobald die Rechnung erzeugt wurde, kann diese per Mail übermittelt werden.

Steht der Schalter »ZUGFeRD-Rechnung« auf »grün«, wird automatisch die PDF/A-3 - Datei mit der eingebetteten XML erzeugt und automatisch als Mailanhang übernommen.

ZUGFeRD E-Rechnung bei einer Zweitschrift?

Kein Problem ... funktioniert. Neben der Übernahme in eine Mail be-steht hier die Option der Speicherung als Datei auf dem Desktop über den Knopf »PDF sichern«. Das System sichert dann die PDF/A-3 - Datei mit der eingebetteten XML auf dem Desktop, wenn der Schalter ZUGFeRD-Rechnung« auf »grün« steht.

 

Bundesbehörden

Ganz wichtig für den Versand einer ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde ist die sogenannte Leitweg-ID.
Fehlt diese ID, kann die ZUGFeRD-Rechnung zwar trotz einer System-Warnung erzeugt werden, allerdings würde sie vom Empfänger vermutlich als nicht gültig zurückgewiesen werden.

In diesem Zusammenhang könnten folgende Fragen auftreten ...

Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?
Rechnungssteller benötigen KEINE Leitweg-ID. Diese dient einzig zur Adressierung von öffentlichen Einrichtungen des Bundes.

Wie erfahre ich die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers?
Die Leitweg-ID sollte an den Rechnungssteller vorab übermittelt werden (z. B. bei der Vergabe oder der Bestellung)

Gibt es denn keine bundesweite Datenbank mit den verfügbaren Leitweg-IDs?
Aktuell existiert eine solche Datenbank nicht, da alle Leitweg-IDs dezentral von Bund und Ländern vergeben werden.

Aufbau der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine zusammengesetzte Nummer und besteht aus der Grobadressierung (alle Teile vor dem ersten Trennzei-chen), der Feinadressierung und der Prüfziffer.

Grobadressierung und Prüfziffer sind dabei verpflichtende Be-standteile. Die Feinadressierung ist optional, unterliegt keiner allgemeinen Regelung und kann von Bund und Ländern nach deren eigenen Systemen vergeben werden.
Die Leitweg-ID kann eine Länge von 5 bis 46 Zeichen haben.

Öffnet man eine solche PDF im Acrobat, dann lassen sich per Klick auf das Symbol der kleinen Büroklammer alle in das PDF ein-gebetteten Dateien anzeigen. Hier erkennt man die eingebettete XML-Datei »factur-x.xml«.

Sichern ließe sich die eingebettete XML-Datei dann über das Disketten-Symbol.

Sichert man die XML einfach mal testweise auf dem Schreibtisch des Rechners, dann ergibt sich folgendes Bild:

Eine XML-Datei ist eine Textdatei, die sich über einen entsprechenden Editor öffnen und sogar editieren lässt.
Das folgende Bild zeigt den Anfang einer solchen XML-Datei: