LC Business Pro 3.5M

Der Über den Konfigurator erstellen Sie beliebig viele Serienrechnungen mit jeweils einem aussagekräftigen Namen. Mit nur einem Klick aktivieren bzw. deaktivieren Sie eine Serienrechnung, falls mal eine Berechnungspause eingelegt werden soll.

Wie bereits aus Angeboten, Aufträgen oder auch der Schnellrechnung bekannt, wählen Sie die Kunden aus dem Adressstamm. Geben Sie das letzte Rechnungsdatum sowie den Zyklus an. Das System ermittelt dann automatisch den NEUEN Rechnungstermin.

Der Abrechnungszeitraum wird automatisch berechnet. Dabei gibt es die Möglichkeit, den Abrechnungszeitraum rückwirkend oder auf die Zukunft ausgerichtet zu setzen.

Wählen Sie Artikel aus dem Artikelstamm, indem Sie zunächst die Artikelkategorie und in der Folge dann die zu berechnenden Artikel wählen. Grundsätzlich können Sie natürlich auch eine »Neue Rechnungsposition« wählen und diese mit individuellen Daten befüllen. Es können beliebig viele Positionen in die Serienrechnung eingestellt werden.
Die Zahlungsbedingung wird aus dem Adressstamm übernommen, lässt sich bei Bedarf aber individuell ändern.

Für die Betreffzeile sowie die Felder Bezeichnung und Beschreibung in den Positionen stehen sogenannte Platzhalter zur Verfügung, über die Sie - bei Bedarf - den Abrechnungszeitraum oder die Rechnungsnummer in die Serienrechnung integrieren können.

Wichtig für korrektes Funktionieren der Platzhalter-Funktionalität ist, dass exakt die vorgegebene Notation angegeben wird.

Konkret sind das folgende Zeichenketten:
[Abrechnungszeitraum] = z.B. 20.05.2025 bis 19.06.2025
[Rechnungs-Nr.] = die automatisch vergebene Rechnungsnummer

Die Erstellung der Serienrechnung ist sehr intuitiv. Selbstverständlich lassen sich alle Parameter einer solchen Serienrechnung zu jeder Zeit anpassen, sollte sich beispielsweise eine Adresse, eine Mailadresse, eine Rechnungsposition oder einfach nur einen Preis geändert haben.

Wählen Sie auf der linken Seite einfach die Rechnung per Klick an und starten mit dem Editieren. Verfügt Ihr System über das Modul »XRechnung« und / oder das Modul »ZUGFeRD E-Rechnung«, haben Sie die Möglichkeit, an dieser Stelle die entsprechende Option an- bzw. auszuschalten.

Über die Voreinstellungen im Admin-Bereich geben Sie einmalig unter »Basiseinstellungen« die Daten für den Mail-Account an, über den der Server versenden soll.

Über den Schalter »Funktion SERIENrechnung« aktivieren Sie die Funktionalität »SERIENrechnung. Steht dieser Schalter auf »rot«, werden KEINE Serienrechnungen automatisiert erzeugt und damit auch nicht an Kunden verschickt. Der Server würde in diesem Fall im Protokoll jede Nacht einen Eintrag »Funktion SERIENrechnung deaktiviert ...« vornehmen.

Damit Sie sicher sind, dass alle Daten auch korrekt eingegeben wurden, stehen zwei Testmöglichkeiten zur Verfügung. Geben Sie bitte zunächst einen »Test Mailempfänger« ein. Das sollte ein Account sein, den Sie schnell und unkompliziert einsehen können. Möglicherweise also ihr eigener Account.

Testmail zur Überprüfung der Einstellungen
Über diesen Knopf versendet das System direkt über Ihren Rechner eine Testmail. Im Idealfall kommt diese Mail an. Falls beim Versand ein Fehler aufgetreten ist, gibt Ihnen das System eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Auf der rechten Seite sehen Sie ein Auswahl der gängigen Fehlermeldungen.
Sollte es eine andere Fehlermeldung geben, gehen Sie bitte über den Reiter »FileMaker Fehlermeldungen«. Dort finden Sie alle Fehlermeldungen, die vorkommen können.

Wenn die Testmail ordnungsgemäß verschickt wurde und angekommen ist, testen Sie bitte den Versand via Server.

Testmail via Server
Damit testen Sie den Versand via Server. Das ist genau der Versandweg, den das System nutzt, um die Serienrechnungen nachts und automatisiert zu versenden.

Das System ist jetzt bereits fast einsatzfähig. Es fehlt nur noch die Konfiguration der Mail an den Kunden. Über den Reiter »Mail an Endkunden Voreinstellung« gelangen Sie zur Mail an den Kunden. Hier wird der Betreff sowie der Mailtext an den Kunden festgelegt.

Für beide Bereiche stehen an dieser Stelle Platzhalter zur Verfügung, damit Sie die Mail leichter personalisieren können:

[Rechnungs-Nr.] = die automatisch vergebene Rechnungsnummer
[Abrechnungszeitraum] = z.B. 20.05.2025 bis 19.06.2025
[Anrede] = z.B. Sehr geehrter Herr Mustermann / Sehr geehrte Damen und Herren
[Ansprechpartner] = z.B. Max Mustermann

Das System übernimmt die Mailadresse, welche in der Serienrechnung (Mail Kunde) konfiguriert ist. Zu Kontrollzwecken steht an dieser Stelle ein »Mail-BCC« zur Verügung, welches Sie bei Bedarf nutzen können. Soll an zwei Mailadressen das BCC übermittelt werden, trennen Sie die beiden Mailadressen einfach durch ein Semikolon. Einzugeben wäre dann z.B.

info@leoconcept.de; buchhaltung@leoconcept.de

Noch einmal der Schalter »Funktion SERIENrechnung« ... Sie kennen ihn bereits aus den Basiseinstellungen. Ist völlig identisch, d.h. Sie haben die Möglichkeit, die Serienrechnung auch an dieser Stelle zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Im Bereich »Basiseinstellungen« stehen noch zwei Knöpfe zur Verfügung, die wir kurz ansprechen möchten:



Konfigurator Serien-Ausgangsrechnungen
Dieser Knopf öffnet das Fenster für die Konfiguration der Serienrechnungen. Darüber hinaus lässt sich das Protkoll des automatischen Rechnungsversandes »Serienrechnung LOG« einsehen.

Auto Rechnungsversand via Server STARTEN
Über diesen Knopf starten Sie einen neuen Abruf von Serienrechnungen. Das ist genau die Funktion, die jede Nacht automatisiert und ohne Ihr Zutun automatisch erfolgt.

Im Grunde genommen wird dieser Knopf nur dann benötigt, wenn die Automatik - warum auch immer - einmal versagt hat. Also bitte nur mit äußerster Vorsicht nutzen ...

Die Ansicht des Protokolls erreichen Sie über den Konfigurator und dort per Klick auf den Reiter »Serienrechnungen LOG«.

Da die Automatik jede Nacht versucht, Rechnungen zu versenden, kann es auch einmal vorkommen, dass an einem Tag keine Rechnung verschickt wurde. Der Server nimmt dann einen Eintrag »KEINE neuen aktiven Serienrechnungen« vor ... mit dem Datum sowie der Uhrzeit der Erstellung.

Ansonsten wird jede automatisch verschickte Rechnung protokolliert mit Kundennummer, Kunde, Rechnungsnummer, Betreff, Nettobetrag sowie der Mailadresse, an die die Rechnung übermittelt wurde.