LC Business Pro 3.5M

Das Modul »Workflow« stellt automatisch eine Verbindung zum Vorstufen- oder Datenserver her und erstellt eine Auftragsverwaltungsstruktur auf diesem Server.

Hauptmerkmale:

• Erstellung einer Auftragsverwaltungsstruktur auf einem Server
• Struktur: Kundenkürzel / Auftragsnummer
• per Klick erstellen Sie bzw. öffnen Sie aus einem Auftrag den entsprechenden Auftragsordner
  
  
  
  
• per Klick erstellen Sie bzw. öffnen Sie über die Kundenadresse den Kundenordner
  
  
  
  

Schauen wir mal auf das Bild mit der Dateistruktur. Hier wird sofort klar, wie das Modul arbeitet.

Gibt es noch keinen Kundenordner auf dem Server, wird dieser auf Basis des Kundenkürzels angelegt, sobald der Kundenordner oder ein Auftragsordner über das LC Business Pro geöffnet wird.

Innerhalb dieses Kundenordners z.B. »Mustermann GmbH« wird dann ein Auftragsordner angelegt, wobei sich das Format aus den Auftragsnummern z.B. 25/1085 ableitet. Erstellt wird ein Ordner mit der Nummer 25_1085.

Innerhalb des Ordners wird automatisiert eine Struktur angelegt, die Sie innerhalb der Voreinstellungen selbst bestimmen können.

Im Beispiel wurden folgende Unterordner



• Druckdaten
• Freigabe
• IWSpdfs
• Mails
• Rohdaten
• Vorstufe

eingestellt. Selbstverständlich können innerhalb des Auftragsordners bei Bedarf weitere Ordner und Strukturen zu jeder Zeit manuell angelegt werden.

Lenken wir den Blick noch einmal auf einen besonderen Ordner »IWSpdfs« ... das wird der Ordner sein, aus dem das Modul »IWSschnittstelle« seine Informationen, welche Dateien an den Impressed Workflow Server übergeben werden sollen, generiert.
UND - das Modul übernimmt dann genau diese Datei(en) in den Eingangsordner für PDFs des IWS.

Da im LC Business Pro beliebig viele Aufragspositionen zu einem Auftrag gehören können, werden automatisiert Unterordner im Ordner IWSpdfs ... im Beispiel des Auftrags 25/1085 sind das die Ordner

• P10
• P20
• P30
• P40

Diese Ordner beschreiben dann den Ort der Ablage der Datei(en) für den IWS für die jeweiligen Auftragspositonen.

Das Bindeglied zwischen dem LC Business Pro und dem IWS sind im Grunde genommen zwei Ordner auf dem IWS-Server. Innerhalb der Beschreibung haben wir die Ordner PDFs und XMLs benannt.

Nutzbar wären auch zwei anders benannte Ordner ... es lässt sich in den Voreinstellungen festlegen.

Pro Auftragsposition lässt sich eine - maximal zwei - PDF-Dateien übertragen. Darüber hinaus wird zu jeder Auftragsposition eine XML-Datei erzeugt, die im Ordner XMLs abgelegt wird. Das Bild oben zeigt genau diese XMLs und PDF-Dateien.

Starten wir einfach mal am Anfang:

• wir bekommen einen neuen Auftrag mit - als Beipiel vier Positionen - über das Öffnen des Auftrags via »Auftragsordner öffnen« im Auftragsdetail wird auf dem Vorstufenserver eine entsprechende Struktur angelegt.
  
  
  
  
• der Auftrag wird bearbeitet, die Dateien ensprechend in dieser Struktur abgelegt.
  
• für die Position 30 wird die zu druckende Datei »TESTbedienungsanleitung.pdf« in den Ordner P30 innerhalb des Ordners IWSpdfs abgelegt.
• 1. zusätzliche Eingabe für den IWS in der Kalkulation:
  - eine Information über die Bindung. Hier stehen drei Varianten zur Auswahl, die über ein PopOver zur Verfügung gestellt werden - ohne Bindung, Drahtheftung und Klebebindung
  
  
  
  
• 2. zusätzliche Eingabe für den IWS in der Kalkulation:
  - eine Information über die Art des PDFs. Hier stehen zwei Varianten zur Auswahl, die über ein PopOver zur Verfügung gestellt werden - vormontiert oder Einzelseiten
  
  
  
  In der Regel wird die PDF Einzelseiten enthalten, allerdings könnte das PDF die Druckdaten auch »vormontiert« enthalten, z.B. ein kompletter Falzbogen oder ein Bogen mit Visitenkarten, der für einen DocuCutter vorbereitet ist.
• Weitere Informationen werden automatisiert aus der Kalkulation, der Auftragsposition sowie dem Auftrag selbst entnommen.

Übergabe an den IWS

• Achten Sie bitte darauf, dass sich die zu übergebene PDF in dem entsprechenden Ordner auf dem Vorstufenserver befindet.
• Im Auftragsdetail steht ein Knopf »Workflow IWSxml« zur Verfügung ... daneben ein grauer Knopf bzw. ein grünes Häkchen, welches anzeigt, ob die Übergabe an den IWS bereits erfolgt ist.
  
  
  
  
• das System ermittelt die zu übertragenen Dateien, benennt die PDFs während des Kopiervorgangs entsprechend um und erstellt eine XML-Datei.
  
  
  
  aus der PDF-Datei »TESTbedienungsanleitung.pdf« wird die Daten »25_1085P30_TESTbedienungsanleitung«, wobei damit die Verbindung zum Auftrag 25/1085 und der darin enthaltenen Position 30 dokumentiert wird
  
  Hintergrund der Umbenennung ist der, dass eine Datei »Druckdaten.pdf« oder »Visitenkarten.pdf« heißen könnte und in der Vorstufenstruktur mehrfach abgelegt sein könnte. Damit würde bei der Übertragung auf den IWS die zu prüfende Datei überschrieben werden und die Zuordnung wäre nicht eindeutig.
• Der Inhalt der XML stellt sich in Abhängigkeit vom jeweiligen Auftrag etwa so dar:
  
  
  
  Innerhalb dieser XML werden alle relevanten Informationen wie z.B. auch der Name der zu prüfenden und weiterzuverarbeitenden PDF-Datei übermittelt.
• innerhalb des LC Business Pro wird über das grüne Häkchen dargestellt, dass die Übertragung bereits erfolgt ist.
  
  
  
  
• Sollte der Kllick einmal zu früh erfolgt sein, lässt sich die Anlage auf dem IWS mit einem Klick auf das grüne Häkchen rückgängig machen.
  - das System gibt einen einsprechenden Hinweis.
  
  
  
  - bei Bestätigung beseitigt das Modul die entsprechende PDF sowie die XMLDatei
     vom IWS-Server.
  - im Bereich des Vorstufenservers bleibt die Datei erhalten, damit der Vorgang der Anlage
     evtl. zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann.

Es könnte vorkommen, dass Sie eine Broschüre mit z.B. zwei oder drei Druckteilprodukten - Umschlag, Inhalt 1 und evtl. noch Inhalt 2 - haben und zwei verschiedene PDFs im Ordner des Vorstufenservers liegen.



Das ist eine Situation, für die der IWS zusätzliche Informationen benötigt, da sonst eine »saubere« Zuordnung der Dateien zu Inhalt und Umschlag nicht gewährleistet ist.

Das System erkennt diese Situation und fragt ab, welche Positionen innerhalb der Kalkulation »Inhalt« und »Umschlag« sind.

Nach erfolgter Wahl diesen Vorgang bitte mit »Zuordnung Druckteilprodukte FORTSETZEN« abschließen. Das System liefert im Anschluss daran direkt die nächste Frage nach der Zuordnung der PDFs.

Nach erfolgter Wahl liefert das System die Information über die Umbenennung der Dateien - die neuen Namen. Diesen Vorgang dann bitte mit »Dateiumbenennung STARTEN« abschließen.

Die Dateien werden zunächst direkt auf dem Vorstufenserver umbenannt ...

Damit haben wir auf dem Vorstufenserver folgende Situation:

Darüber hinaus wurden die so umbenannten Dateien auf den IWS-Server kopiert und auch eine entsprechende XML angelegt.

Man erkennt die XML »IWS_25_1085P40.XML« sowie die beiden PDFs für Inhalt und Umschlag, die ebenfalls mit der Kennung für die Auftragsposition versehen wurden

- 25_1085P40_UMSCHLAG_Broschüre_Teil_1.pdf
- 25_1085P40_INHALT_Broschüre_Teil_2.pdf

Im Auftragsdetail ist jetzt die Kennzeichnung erfolgt, dass die Auftragsposition an den IWS übergeben worden ist.

Und innerhalb der Kalkulation wurde die Information, welche Position nun UMSCHLAG und INHALT ist, übernommen und lässt sich in der Übersicht der Kalkulation anzeigen und bei Bedarf auch an dieser Stelle ändern.

Schauen wir einmal kurz auf den Admin-Bereich des Moduls »Workflow« des LC Business Pro, da hier bereits Einstellungen vorgenommen werden, die auch für den IWS relevant sind:

Erreichbar über den Admin-Bereich »Allgemein«, dort über die »Voreinstellungen« und dort über den Reiter »Workflow« ...





An dieser Stelle ist der Dateipfad zum Vorstufen- bzw. Datenserver anzugeben, sonst kann das LC Business Pro keine Ordner anlegen ...

Bitte einmal »Pfad automatisch ermitteln« anklicken und dem System damit den Pfad kenntlich machen. Da die Pfade unter MAC OS und unter Windows unterschiedlich dargestellt werden, erkennt das System automatisch, ob es sich bei der Ermittlung des Pfades um einen Mac oder eine Windows-Maschine handelt und legt die Information automatisch im korrekten Eingabefeld

- Pfad Mac
- Pfad Win

ab. Unter Windows lässt sich die Verknüpfung mit einem Server auf jeder Arbeitsstation mit einem anderen Laufwerksbuchstaben z.B. X, Y oder Z anlegen. Das würde dann mit dem Workflow-Modul nicht funktionieren. Achten Sie bitte darauf, dass der Laufwerksbuchstabe tatsächlich bei allen Windows-Arbeitsstationen identisch ist - z.B. X ...

An dieser Stelle lässt sich auch die »Workflow Ordnerstruktur« innerhalb des Auftragsordners erstellen bzw. modifizieren.

ACHTUNG! Die IWSschnittelle benötigt auf jeden Fall einen definierten Ordner, aus dem die PDFs gezogen werden sollen. In diesem Fall ist es der Ordner »IWSpdfs«.

Abschließend sehen wir uns noch die - zugegeben überschaubaren - Voreinstellungen für den IWS an.



Das System benötigt die Pfadangaben für die Ordner auf dem IWS-Server ... es sind die Ordner für die Ablage der PDFs sowie der XMLs.

Bitte einmal »Pfad automatisch ermitteln« für die PDFs und einmal für die XMLs anklicken und dem System damit die Pfade kenntlich machen. Da die Pfade unter MAC OS und unter Windows unterschiedlich dargestellt werden, erkennt das System automatisch, ob es sich bei der ermittlung des Pfades um einen Mac oder eine Windows-Maschine handelt und legt die Information automatisch im korrekten Eingabefeld

- Pfad Mac
- Pfad Win

ab. Unter Windows lässt sich die Verknüpfung mit einem Server auf jeder Arbeitsstation mit einem anderen Laufwerksbuchstaben z.B. X, Y oder Z anlegen. Das würde dann mit dem Modul »IWSschnittstelle« nicht funktionieren. Achten Sie bitte darauf, dass der Laufwerksbuchstabe tatsächlich bei allen Windows-Arbeitsstationen identisch ist - z.B. Y ...